會無好會，很多人都把開會當成一件苦差事。
這是因為國人普遍缺乏開會的技巧與素養所致。
本文除了傳授有效的會議技巧外，同時列舉各種不同型態的會議，讓資訊人員更能掌握開會的要領。
會議藉由坐而談的形式，可以宣導政令、傳播資訊、溝通觀念、解決問題，與會者貢獻其智慧、知識、並表現自我，可以集思廣益、群策群力。良好的會議不但可以達到管理的目標，也是團隊合作良好、土氣高昂、向心力強、組織健全的表徵。
然而因為國人普遍缺乏開會的技巧與素養，開起會來往往浪費許多時間，會而不議，議而不決，或決不行，使得無論是主席或與會者，均將之視為苦事，能閃則閃，而使會議流於形式，未能達到預期的效果，殊為可惜。
事實上開會的管理成本頗高，除了參加者的寶貴時間以及機會成本之外，一個失敗的會 議可能會凸顯管理問題，甚至使部門、派系之對立與衝突表面化。因此凡為管理者不可不講究開會技巧，提高會議的效率與效能，使其落實於執行。
會議是一種工作挑戰
資訊人員身負資訊系統發展及資訊管理之重任，這些工作都需要上、下、平行各單位之高度配合，因此少不了要經常召集或參與開會，在資訊業者方面，諸如：新產品開發、業務會議、產銷配合、專案、經營會議、策略規劃、個案檢討、議價締約、業務計劃等等。而在電腦用戶方面，也有：需求確認、作業協調、新系統簡報、選擇軟硬體、管理制度設計、問題解決、MIS策略規劃、經營會議、品質保證……等。這些形形色色的會議，無論擔任主角或配角，都正是一種挑戰與機會 。
從會議的型態來分，可分為下列三種：
1、 正式會議
在參加人數較多或討論較多時，適合用正式會議，才有效控制整個場面。事先宜擬定結構化的議程(Agenda)，每項子題均有時間分配，並將議程及時間表徵求出席人士同意後，由主席負責運作。
如董事會、經營會、委員會、大型簡報和專案進度檢討會議等，大都採用此種形式。
2、 非正式會議
這種會議通常是用來解決某項持定的問題而不是討論整體性的主題，也可能是臨時召開的討論會或正式會議前的會前協商會議。非正式會議不議的結果可能是一個解決方案，或是一項計劃。
3、 有計劃的非正式會議
介於正式與非正式之間，是企業界最常見的會議，召開者選定主題、準備討論資料、選擇與會人士，計劃愈完善，則效果愈佳。
會議的種類
另一方面，會議依其功能，可分為指揮式(command)、諮商式(advisory)、同僚式(collegiate)、委員會式(committee)、談判式(negotiation)、座談式(forum)、研討式(seminar)、聽證式(hearing)、簡報式(presentation)、仲裁式(arbitration)等多種。
依據Charles J. Margerison在其名著“Managerial Problem Solving”中之分法，指揮式會議是經理人為了指示部屬執行某種任務，或是為了建立將來行為的準則而開。經理人在會中下達決策，並且對其後果負責。由於這是一種獨裁的方式，因此經理人必須具備作成高品質決策的必要知識，並且有使其命令執行的權力。
諮商式會議的目的不是為了決策，而是交換資訊。經理人可能會為了把腹案構想告訴部屬而召開此種會議，也可能為了徵求大家對某一問題的看法而開會；有時候可能是經理人把公司準備推動的某項新方案先告訴員工。對部屬而言，有時為了解決某項問題，或制定某種策略性決策，也可以召開諮商式會議。
同僚式會議的參加者彼此地位或專業知識、技能都相當，因此每一位與會者都要尊重對方的專家意見。這種會議的決策一般是經由理性的說服，達成共識而制定決策。例如電腦的選購會議中，必須綜合資訊部門、採購、使用部門及高級主管的意見。由於現代企業所需要專業人員服務的領域愈來愈廣，因此同僚式會議日趨重要。
委員會式會議係從不同群體派出代表，來對涉及相互利益的事情加以決定，對案件的決定一般係採用投票的方式，以多數決定；如果發生爭議，主席就付諸票決，這可以說是一種傳統性的民主方式。
談判式會議中，雙方各自有其不同的立場和目標，且尋求最有利己方的條件，而雙方可能形成僵持，這時侯需要討價還價，雙方妥協，以達成協議。
座談會是找專家學者各抒己見，有集思廣益之效，但卻可能淪為各說各話，沒有結論。
研討會與單向式專題演講之不同點是重視雙向的互動，甚至安排有實際操練的實作(workshop)，以資訊教育訓練而言，這種效果比較大。
聽證會是為制定某項政策，或澄清某項疑問而作，召喚相關人士，聽取證言，供決策單位裁奪。
簡報式會議在資訊界甚為常見，無論是系統開發、產品促銷、觀念宣導、作業配合等等均須簡報。
舉行仲裁性質的會議時，必須做好事先的協調，與出席者充分溝通，以瞭解他們的態度與立場。
在決定召開會議之前，應先探討下列事項：
1、召開此項會議之目的為何？
2、能否不開會，而達到相同目的？(如果可以用個別溝通，或電話會談，或書面會簽意見者，能不開會就最好不要開)
3、在何時召開比較合適？有沒有時限？
4、在何地召開比較理想？在公司內呢？還是外面？(有些會議為避免干擾，最好在外界召開)
5、是否會前應先分發有關背景資料及議程表？
6、是否需要準備相關的設備(視聽輔助工具、電腦等)
7、 各項議題的討論順序應如何安排？ 討論時間如何分配？
8、有無利益衝突或嚴重之歧見存在，要不要先作事前溝通？
9、 由誰紀錄？由誰當主席？
10、有那些人必須參加？那些人應該列席？
11、 是否需要準備茶點？
12、是否需要其他設施(如停車場、貴賓接待室等)，以便利外界的與會人士？
13、有沒有什麼創新的點子？
例如安排介紹影片、實際動態展示、現場參觀、表演、餘興節目等。
開會通知不可或缺
除非臨時用電話召集，否則最好提前分發開會通知，通知單的格式相當多，以筆者所設計者說明如下：(適用於內部會議)
1.註明是否緊急？是否重要？
2.會議事由：說明主旨。
3.時間：最好事先敲定關鍵人物之時間。
4.地點：必須先預定好場地(要考慮參加人所需設備及會議性質)。
5.預計時間：預估所需時間，以便讓與會人士有心理準備。
6.主席：不一定是主管，可以輪流擔任，也可以自告奮勇。
7.記錄：事先指定，或臨場指定均可。
8.聯絡人：為秘書、助理，或負責連繫者(coordinator)
9.分機：連絡的電話，方便參加人回電。
10.出席(列席)人員：如特別指定“務必出席”者，要特別註明，列席人員則為自由參加性質。
11.議程及說明：事先寫下議題及負責人員，可促使充分準備。說明部份可自由發揮，如有附件亦可附註。通知單的下半部為回條，在上方說明如果可以準時出席，則不必擲回。
12.回覆：向召集人回答未克參加，或請何人代理，如此可使召集人掌握確實能夠到會的人數；如果用e-Mail就不必回條。
13.說明：原因或意見。
分發開會通知要注意的事項有：
l 通知不要太早(恐怕忘記)，也不要太遲，最好是三至七天前。(對外的會議則要提前至十天到一個月；股東大會、董監事會則依法令規定)
l 開會前一天請聯絡人再提醒一次。
l 必要時將副本抄送相關主管，向其照會。
會前宜充分準備
會議庶務的準備，看起來似乎是瑣碎小事，但是於會議成敗，卻有關鍵性的影響，下面是一張檢查表，籌備開會者，宜逐一檢視，務求周延。
( )議程表(agenda)
( )參加者名單座次表： (大型會議才需要)
( )名牌／胸牌／座牌
( )文具：筆記本、紙、筆等
( )投影機／延長線／指揮棒／投影幕
( )幻燈機／延長線／雷射棒
( )茶水／點心／茶杯
( )掛圖／掛圖架
( )白板／白板筆；黑板／粉筆
( )電腦／週邊設備(列表機、MODEM、投射幕……)
( )分發貧料：講義、投影片copy、資料、資料袋
( )桌／椅／桌巾
( )停車場／停車位
( )錄音機／錄影機
( )其他應備事物
出席會議之前，最好能夠先作準備，才能發揮最好的表現。首先應確定自已立場和目的，仔細閱讀相關的文件，掌握真實狀況。如果有新提議，先行遊說，爭取各方支持。提案及發言內容先寫下來(或寫在提詞卡片上)，必要時，還要自己先預演一次，則效果必佳。
開會的技巧與要領
主席可說是整個會議的靈魂人物，主持技巧的良窳更是決定開會成敗的主要關鍵，身為主席，要比其他人作更多的準備，以期臨場時能夠掌握全局，達成會議的目標。
l 指揮與控制：約束強者，保護弱者
l 觀察各人反應，臨機應變
l 澄清問題，統合歧見，達成協議
l 結束冗長的討論，作成決議
l 面對問題，不要避重就輕，敷衍了事
l 熟悉議事規則之運作(要談孫中山先生的民權初步)
l 保持理性與平常心，自己不宜陷入討論
l 保持公平公互，不偏頗某方立場
l 場面僵持時，設法打圓場，營造和諧氣氛
l 傾聽所有意見
l 如發生重大歧見，可先行跳過，私下協商，下次再談
l 把握每項議題之時間
l 最後將會議之結論加以整理，並宣讀之，以確定已達到共識。
l 在主持腦力激盪(brain storming)會議時，則應注意鼓勵創意，多多益善，不打斷、不批評、不澆冷水，肯定每個人的貢獻，以激勵更多更好的構想。
出席會議的技巧
至於出席者在會議中表現的要領，應該摒除本位主義，表現寬大胸襟，並且遵守議事規則不打斷別人發言，切忌心浮氣躁，自說自話；或長篇大論，惹人厭煩；或私下開小會，交頭接耳，極不禮貌。在發言技巧方面，則有幾個要領：
l 先聽其他人意見，不急著搶先發言
l 開講前先想好，前面幾句話必須吸引大家注意
l 直截了當，長話短說，不要拐彎抹角，沒完沒了
l 先舉手，再發言，節制發言時間
l 發言內容要結構化，簡單扼要，井井有條
l 控制適當的速度和音量
會議當中，有時不免也會遇上一些困難的狀況，例如：老闆獨攬會場決策、長舌發言人、沉默的大多數、發生人身攻擊、不得體的言論、沉悶無聊、唱獨角戲、出現僵局、無解難題等等，此時主席就應發揮最高智慧，化解衝突，緩和氣氛，鼓勵建設性提案，或誘導發言，使出渾身解數，使會議圓滿結束。
會議記錄扮演重要角色
會議只是手段，落實於執行才是目的，在此會議紀錄扮演很重要的角色。在一個組織內，紀錄最好有標準的格式，例如附表所示。其中最主要的是決議事項，可逐條列舉，不必太詳細的叙述，也不必太拘泥於辭藻，最重要的是1行動內容2誰負責3誰協辦4限期何完成。
會議紀錄應在開會後兩三天內撰稿完成，先送交主席簽認，然後分發給出席、列席人員、缺席、請假者以及相關人士也應給予副本，如機密文件，則應蓋上“限閱”，或“機密”印章，並列入安全管理。
決議事項應責成專人列案追蹤，這樣才能跟催其進行情形。如果有後續會議的需要，則應約定下次會議的時間，繼續開會，以免日久遺忘，不了了之。
如果實在分身乏術，必須同時軋兩個以上的會議，這是不容易面面討好的困境，這時候可以指派代理，不必事先躬親，但最好先行照會，以免失禮。
對於大忙人來，有時不得已必須在會議中做些旁務，例如思索、批公文、寫報告、或作計劃，雖然無可厚非，也確實可以善用時間 (multitasking)，但必須小心不漏失會議的重點，否則注意力分散，可能因小失大，還不如專心一致，做好一件事情(而不是搞砸兩件事)。
在日本最流行，近年來也盛行於國內的朝會，是一種每天例行的早會主管可以藉此機會鼓舞士氣、傳播新知、分配工作及宣導政令，達到全員溝通的效果，更可以建立親和力，是一種良好的習慣，不過時間不宜過長，躭誤大家時間；也不可流於形式，缺乏創新。
有些公司喜歡開早餐、午餐或晚餐會報，一邊聚餐，一面開會，這種會議形式節省時間，氣氛較輕鬆，用意不錯，像台塑企業就經常舉行。不過對有午睡習慣的人比較苦，可能精神不易集中，不免埋怨。發言時不要邊吃東西，以免顯露不雅吃相。最好安排簡餐，避免花費太多時間在吃的上面。
新型態的會議應運而生
由於資訊科技的進步 ，也產生了新型態的會議，如電話會談、視訊會議及電子論壇等。
電話會談必須先傳真相關資料，使各方與會者取得一致的討論題綱，約定時間，齊聚一堂，然後撥通會談電話，一起開會，這種方式雖然得不到面對面的效果，但是成本較低，也同樣能達成開會的目的。
視訊會議則是綜合了傳真、電子黑板、音訊、攝影機、電腦及通訊的科技，使遠方的與會者可以如聚一堂，交換口頭和書面的情報，讓意見充分交流。除了不能握手、交換實物、親臨其境之外，幾乎與普通開會沒有兩樣。這種方式雖然目前仍比較昂貴，但是可節省龐大的國外出差費用與時間，預計將來通訊系統邁向整體寬頻網路之後，通訊費用大幅降低，視訊會議可能會廣受大中型企業歡迎。
電子論壇是利用加值網路，在廣域網路中，參加者由個人電腦輸入發言內容，在網路中互相傳輸，亦可各自發抒高見。這種會議雖然看不到對方，不大方便傳閱圖形，以中文輸入也比較麻煩；然而它卻有不受時間限制，且發言均有書面詳實記錄之特點。
既然管理工作脫離不了會議，則管理者應琢磨會議技巧，